Pencegahan Kebocoran Data

Tips Memperketat Keamanan Arsip Perusahaan

Dokumen atau arsip perusahaan tentunya memiliki informasi kerahasiaan perusahaan. Oleh sebab itu harus ekstra perhatian pengawasan dan pengamanan agar meminimalisir kebocoran data. Berikut beberapa cara memastikan arsip perusahaan aman dan kerahasiaannya terjaga :

Waspada Kebocoran Data

• Pengamanan Fisik : Simpan arsip di tempat yang aman, seperti ruang arsip yang terkunci atau lemari besi yang tahan api.
• Akses Terbatas : Batasi akses ke arsip hanya untuk orang-orang yang berwenang, misal ruang dengan menggunakan sistem access control yang memiliki tingkat otorisasi dan perlu autentikasi.
• Pengkodean : Gunakan kode atau label yang unik untuk setiap arsip, sehingga memudahkan identifikasi dan mengurangi risiko kehilangan.
• Pengarsipan Digital : Buat salinan digital dari arsip dan simpan di tempat yang aman, seperti server yang dilindungi dengan password dan firewall.
• Backup : Buat backup arsip secara teratur, sehingga jika terjadi kehilangan atau kerusakan, arsip dapat dipulihkan.
• Pengawasan : Pastikan ada pengawasan yang ketat terhadap arsip, sehingga dapat mendeteksi dan mencegah akses tidak sah. Bisa dengan petugas keamanan, bisa juga dengan surveillance system seperti kamera CCTV. 
• Pelatihan : Berikan pelatihan kepada karyawan tentang pentingnya kerahasiaan arsip dan cara mengelolanya dengan aman.
• Kebijakan Keamanan : Buat kebijakan keamanan yang jelas dan efektif untuk mengelola arsip, termasuk prosedur untuk mengakses, menyimpan, dan menghapus arsip.
• Penggunaan Teknologi : Gunakan teknologi seperti enkripsi, password, dan sistem keamanan lainnya untuk melindungi arsip digital.
• Audit : Lakukan audit secara teratur untuk memastikan bahwa sistem keamanan arsip efektif dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Dengan menerapkan langkah-langkah di atas, perusahaan dapat memastikan bahwa arsipnya aman dan kerahasiaannya terjaga, sehingga mengurangi risiko kehilangan atau akses tidak sah. Begitu juga untuk limbah perusahaan yang berbentuk dokumen, misal ketika ada salah cetak dokumen, sebaiknya perusahaan dilengkapi dengan alat penghancur kertas. Untuk dokumen kepentingan audit yang sudah melewati masa penyimpanan, karena dalam skala besar maka pemusnahan juga harus memastikan proses cepat, ramah lingkungan dan aman kerahasiaannya. Umumnya perusahaan akan menggunakan jasa pemusnahan arsip.